Papierloses Büro: Wie man mit paperless-ngx die Dokumentenverwaltung optimiert (2024)

Per Brief, per E-Mail oder über Apps und Online-Kundencenter: Dokumente finden auf vielen Kanälen den Weg nach Hause. Und wenn man sich nicht um sie kümmert, stapeln sie sich analog in Ablagen, auf Loseblattstapeln sowie digital in Mailpostfächern und auf dem Desktop. Spätestens wenn die Frist für die Steuererklärung naht oder man nach knapp zwei Jahren wissen möchte, ob die defekte Waschmaschine noch in der Gewährleistung ist, rächt sich diese Nichtstrategie. Wohl dem, der seine Dokumente an einer zentralen Stelle verwahrt, bestenfalls digital und gut durchsuchbar.

Die hierarchische Ordnerstruktur eines Dateisystems ist dafür weniger geeignet, als man zunächst annehmen mag: Gehört die Waschmaschinenrechnung in den Ordner Dokumente/Steuer/2024 oder in Dokumente/Rechnungen/Haus/2024? Besser geeignet, um Dokumente nicht nur abzulegen, sondern auch wiederzufinden, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS). In solchen kann man unter anderem virtuelle Etiketten (Tags) an Dokumente anheften, außerdem gibt es eine Volltextsuche und diverse Suchfilter. Einige kommerzielle Dokumentenmanagementsysteme können genau das leisten. Der große Haken: Viele DMS verstecken alle Dokumente, die man in sie hineinwirft, in ihren Datenbanken, aus denen man sie nicht so leicht wieder herausbekommt. Wenn der Anbieter das Produkt einstellt oder die Preise ändert, ist Umzugsstress garantiert.

Das geht auch anders: Wer sich etwas Heimserververwaltung zutraut, bekommt auch ganz allein mit kostenloser Open-Source-Software eine Dokumentenverwaltung, die für Privatnutzer und kleine Firmen kaum Wünsche offen lässt. Keine Abo-Modelle und volle Kontrolle über die Daten, die auf einem Mini-Server, auf einem Raspberry Pi oder einem NAS ihr Zuhause finden. Großer Beliebtheit unter Dokumentenarchivaren erfreut sich das Projekt paperless-ngx, die Weiterentwicklung von paperless-ng, das wiederum die Arbeit von paperless fortsetzt.